Làm thế nào để sắp xếp một cuộc hội ngộ cựu sinh viên?

2024 Tác giả: Priscilla Miln | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-18 15:10

Buổi tối Hội ngộ Cựu sinh viên, dù diễn ra ở đâu và tập hợp ai, đều cần có sự chuẩn bị nghiêm túc và chi phí hữu hình. Theo quy luật, rất khó để một người nắm vững việc tổ chức một ngày lễ như vậy và chuẩn bị cho nó.

Bây giờ họ thường sử dụng dịch vụ của các cơ quan, nhưng kết quả làm việc của các chuyên gia không phải lúc nào cũng đáp ứng được mong đợi và có thể khác với phiên bản của kỳ nghỉ mà họ muốn sắp xếp. Vì vậy, tốt hơn là bạn nên tự mình giải quyết vấn đề, tốt hơn là với một công ty có hai, ba hoặc bốn người.

Bắt đầu từ đâu?

Bạn cần bắt đầu chuẩn bị buổi tối của buổi gặp mặt các sinh viên tốt nghiệp bằng cách xác định số lượng người tham gia. Đó là, bạn nên quyết định ai sẽ thu thập - toàn bộ vấn đề, một lớp hoặc một nhóm. Có mời cán bộ giảng dạy hay không và gọi giáo viên nào. Tất cả các khía cạnh khác phụ thuộc vào số lượng người tham gia tiềm năng và khách mời của sự kiện.

Tiếp theo, bạn cần tìm tất cả nhữngnhững người được tập hợp. Cho dù bạn dự định tổ chức một buổi tối dành cho cựu sinh viên tại trường học hay một bữa tiệc dành cho sinh viên tại một nhà hàng, thì việc tìm kiếm người tham gia là giai đoạn chuẩn bị quan trọng nhất, lâu dài và khó khăn nhất.

Sau khi tất cả các tọa độ có thể được tìm thấy, mọi người nên được liên hệ hoặc gọi điện, chứ không chỉ gửi lời mời cho họ. Điều này phải được thực hiện, bởi vì một người nào đó sẽ không đi, và một người nào đó sẽ muốn đến không một mình. Bạn cần gọi điện hoặc viết thư cho giáo viên. Bạn không nên loại người tham gia trước, tập trung vào ý tưởng của riêng bạn. Đó là, ví dụ, nếu cuộc họp của cựu sinh viên sẽ được tổ chức ở Moscow và một trong những người tham gia tiềm năng sống ở Vladivostok, bạn không nên tự mình quyết định rằng người đó sẽ không đến.

Cần phải làm rõ ngày giờ ưu tiên với từng người tham gia buổi tối, bao gồm cả giáo viên. Bạn cũng nên hỏi kỹ về các cơ hội tài chính, nghĩa là hỏi một người sẵn sàng phân bổ bao nhiêu để tổ chức một sự kiện.

Sau những giai đoạn ban đầu này, ban tổ chức sẽ có danh sách đầy đủ khách mời và những người tham gia sự kiện, bao gồm thông tin về thời gian rảnh và khả năng tài chính của họ.

Tiếp theo là gì?

Ở giai đoạn tiếp theo, địa điểm, thời gian và kịch bản gần đúng của buổi họp mặt cựu sinh viên cần được xác định. Điều này không khó thực hiện, dựa trên ngân sách ước tính và số lượng người tham gia. Ở giai đoạn này, ngân sách sẽ cần được "xem xét" hai lần, cũng như số lượng người tham gia.

Điều đầu tiên bắt đầu nghĩ đếnkịch bản - lựa chọn địa điểm. Nếu dự kiến có hơn một trăm người tại sự kiện, nhưng ngân sách nhỏ, bạn nên thuê một quán cà phê hoặc một câu lạc bộ nhỏ với số lượng đặt hàng tối thiểu trên cơ sở “dành cho khách tham quan”. Có nghĩa là, để thống nhất với chủ sở hữu của cơ sở rằng mọi người sẽ gọi đồ uống và thức ăn của riêng họ. Phương thức thuê này sẽ giảm đáng kể chi phí trả cho tổ chức.

Một lựa chọn khác là tổ chức một buổi gặp mặt cựu sinh viên tại một trường học hoặc viện. Nhưng không phải lúc nào cách tổ chức sự kiện này cũng tiết kiệm hơn so với việc thuê thiết chế. Để có một lễ kỷ niệm trọn vẹn, bạn sẽ cần đặt bàn tiệc tự chọn, tức là mua rượu, thức ăn hoặc đồ ăn nhẹ làm sẵn. Khi mua thực phẩm, bạn sẽ cần một người sẽ nấu ăn. Bạn sẽ cần khăn trải bàn, bát đĩa và nhiều thứ khác. Bạn cũng sẽ cần phải dọn dẹp mọi thứ sau khi kết thúc kỳ nghỉ. Ngoài chi phí và sự phức tạp, tổ chức một sự kiện trong trường học có một số bất lợi đáng kể, chẳng hạn như hạn chế về thời gian và ngày tháng, nhu cầu di chuyển và di chuyển đồ đạc, vì không khí không dành cho lễ kỷ niệm.

Cách tốt nhất để dành một buổi tối gặp mặt cựu sinh viên là kết hợp chuyến thăm trường hoặc viện với một bữa tiệc trong nhà hàng. Một phần trang trọng có thể diễn ra trong hội trường của trường hoặc khán giả là sinh viên, và chuyển niềm vui sang một nhà hàng hoặc quán cà phê. Với sự lựa chọn này, trước tiên bạn phải tìm ra ngày và giờ mà cơ sở giáo dục sẽ có thể tổ chức sự kiện, kết hợp điều này vớikhung thời gian được đa số người tham gia ưa thích và trên thực tế, hãy chọn một ngày.

Không phối hợp ngay ngày giờ đã chọn với ban quản trị mà chỉ thỏa thuận trước. Điều này là cần thiết để tìm được một quán cà phê thích hợp cho một thời điểm đã chọn gần cơ sở giáo dục, có thể đi bộ. Sẽ rất bất tiện nếu viện hoặc trường học cách xa nhà hàng. Trong tình huống này, một số người sẽ không tham gia phần trang trọng, trong khi những người khác sẽ không tham gia buổi vui chơi.

Tuy nhiên, trong một quán cà phê gần đó, ngày hoặc giờ đã chọn có thể bận, nhưng một ngày khác thì rảnh, điều này cũng rất tiện lợi. Vì vậy, cần phải thương lượng trước với cơ sở giáo dục và chỉ sau khi lựa chọn nhà hàng cuối cùng.

Bây giờ bạn có thể bắt đầu phát triển kịch bản, một lần nữa sử dụng danh sách khách mời và dữ liệu về khả năng tài chính của họ. Điều này là cần thiết để xác định số lượng các cuộc thi có giải thưởng, thực đơn của buổi tối sẽ được đặt trước và các thời điểm tương tự khác. Kịch bản của buổi họp mặt cựu sinh viên buổi tối, chỉ có mười người tham dự, ngay cả khi ở phiên bản “+1”, sẽ rất khác với chương trình của sự kiện dành cho hai mươi bạn cùng lớp và sẽ hoàn toàn khác từ sự tập hợp của một trăm người.

Tuy nhiên, chúng đều có cấu trúc giống nhau:

• phần nghi lễ;
• chuyển tiếp sang nhà hàng hoặc chỉ nghỉ ngơi trước khi bắt đầu tiệc tự chọn;
• giờ thường;
• kết thúc chính thức;
• "sau khi đi bộ".

Ở khâu chọn kịch bản phù hợp với kinh phí vàsố lượng khách không nên đi vào chi tiết điền từng hạng mục mà hãy phân bổ kinh phí. Cách dễ nhất để làm điều này, bắt đầu từ những gì chi phí có thể được tính toán với độ chính xác tối đa, ví dụ, từ phần nghi lễ. “Cư trú” hoàn toàn không được bao gồm trong ngân sách, nhưng nếu có tiền rảnh rỗi, bạn hoàn toàn có thể giới thiệu cho mọi người một ly cocktail theo chủ đề khi chia tay. Điều khó hiểu nhất về mặt ngân sách luôn là phần chính của buổi tối, phần diễn ra theo kịch bản và liên quan đến nhiều cuộc thi, xổ số và giải thưởng khác nhau. Vì vậy, cuối cùng nên để nó, và khi chọn những gì để lấp đầy nó, hãy tiến hành từ số tiền còn lại.

Kết quả là bạn sẽ có được một bảng dự toán tài chính khá chi tiết. Nó phải được viết rõ ràng, để khi người tham gia đặt câu hỏi về việc thu tiền của họ là gì, đừng cố kể nội dung buổi tối mà chỉ cần gửi một danh sách những con số khô khan qua messenger hoặc qua đường bưu điện. Điều này sẽ giúp bạn bớt căng thẳng và không khuyến khích những bạn học đáng ngờ mặc cả với người thu tiền.

Sau khi thu được tiền, bạn nên bắt đầu thực hiện kế hoạch. Với số lượng lớn khách tham dự sự kiện, thường yêu cầu nhiều yếu tố và thuộc tính khác nhau của kỳ nghỉ. Bạn không nên làm mọi việc theo nguyên tắc “việc gì thì làm”, thời gian và việc mua hàng, đặt hàng cần phải lên kế hoạch, sẽ thuận tiện hơn rất nhiều và có lịch trình rõ ràng, sẽ không có gì bị lãng quên.

Làm thế nào để nắm giữ phần chính thức?

Nội dung của phần trang trọng phụ thuộc vào số lượng giáo viên sẽ có, và ai là người lên kế hoạch chính xáccó mặt. Ví dụ, hiệu trưởng viện hoặc trưởng khoa, giám đốc trường vào buổi tối họp mặt sinh viên tốt nghiệp luôn phát biểu khai mạc sự kiện. Đây là một truyền thống cần được tiếp nối. Nếu không có “cấp bậc cao” và chỉ có một giáo viên đứng lớp hoặc một số giáo viên bộ môn có mặt, thì quyền khai mạc buổi tối và tiến hành toàn bộ phần long trọng được chuyển cho người tổ chức. Không quan trọng là giáo viên nào sẽ đến tham dự sự kiện, tất cả những ai tham dự buổi tối hội ngộ những sinh viên tốt nghiệp của các giáo viên đều được tặng hoa và những bức thư cảm ơn kỉ niệm.

Phần nghi lễ không được dài nhưng cũng không được quá ngắn. Thời gian tối ưu là 30 - 40 phút. Nội dung có thể là:

• bài phát biểu khai mạc hoặc bài phát biểu của giám đốc;
• phát văn bằng, chứng chỉ kỷ niệm nhưng chỉ với số lượng ít người tham gia, nếu trên hai mươi người, thì chứng chỉ sẽ được cấp sau khi hoàn thành phần chính thức khi rời hội trường;
• lời của thầy cô, sau khi thầy cô nói xong bạn nên tặng hoa và "giấy cảm ơn" được thiết kế đẹp mắt, đối với giám đốc hoặc đại diện ban giám đốc cũng như vậy;
• hoàn thành và mời đến nhà hàng (bạn cần nhắc địa chỉ và nói rằng địa chỉ đó có trong thư mời).

Nếu một trong những sinh viên tốt nghiệp muốn nói điều gì đó, thì việc này được thực hiện sau bài phát biểu của giáo viên và trước bài phát biểu cuối cùng của người tổ chức kỳ nghỉ.

Nếu có cơ hội để luyện tập phần long trọng, thì việc này nên thực hiện không thể thiếu. Luôn có thể có một số sắc thái phân biệt thực tế với kịch bản được viết trên giấy. Thời lượng của bài phát biểu, micrô không hoạt động hoặc thiếu giá đỡ cho nó và những điều lặt vặt khác mà bạn không thể tính đến khi lập kế hoạch. Chúng sẽ trở nên rõ ràng trong buổi diễn tập và có thể được sửa chữa hoặc loại bỏ.

Bạn có thể hoàn thành phần trang trọng, không giới hạn phần phát biểu. Một lựa chọn tốt là hát một bài hát. Vào buổi tối họp mặt sinh viên tốt nghiệp, trong trường hợp không có bài hát ở cơ sở giáo dục, bạn có thể chuẩn bị bất kỳ chủ đề phù hợp và không quá dài. Văn bản của nó và lời giải thích về nó phải được gửi đến từng người tham gia cùng với lời mời. Tuy nhiên, nếu muốn, bạn có thể nhân bản nó bằng cách phát hành một bản in có dòng chữ ở lối vào hội trường. Nếu có kế hoạch sử dụng huy hiệu, thì chúng cũng sẽ được trao cho mọi người trước phần chính thức ở lối vào.

Điều gì sẽ được yêu cầu cho phần chính thức?

Có các thuộc tính bắt buộc của giai đoạn chính thức của sự kiện, không phụ thuộc vào số lượng người tham gia hoặc quy mô ngân sách. Chúng bao gồm:

• hoa tặng tất cả các thầy cô giáo;
• văn bằng kỷ niệm hoặc "chứng chỉ tốt nghiệp";
• thư cảm ơn thầy cô.

Đây là kem nền mà bạn không thể thiếu. Bạn có thể đặt làm bằng, làm bằng tại bất kỳ đơn vị quảng cáo nào hoặc trực tiếp tại các nhà in. Tuy nhiên, đặt hàng trực tiếp từ các nhà in, mặc dù rẻ hơn, sẽ yêu cầu sự chuẩn bị độc lập về bố cục. Đây không chỉ là một bản vẽ được thực hiện trong bất kỳ chương trình nào, có một số yêu cầu đối với các bố cục như vậy. Không hiểu về cáchđó là bố cục cho quá trình in đang được thực hiện, bạn không nên làm điều này, vì kết quả sẽ yêu cầu thay đổi chứ không phải do lỗi của máy in. Tức là bạn sẽ phải trả gấp đôi.

Ngoài các thuộc tính bắt buộc, các phần tử của sự kiện như:

• huy hiệu có tên, lớp hoặc thông tin khác;
• trang trí hội trường, tiền sảnh và những nơi khác mà sinh viên tốt nghiệp sẽ đậu trong cơ sở giáo dục;
• in lời bài hát nếu cần.

Trong trường hợp bên ngoài trời lạnh và trơn trượt, và nhà hàng nằm xa nơi bắt đầu buổi họp mặt cựu sinh viên buổi tối (chẳng hạn như tháng 2 hoặc tháng 3, không có lợi cho việc đi bộ xa), bạn có thể thuê một phương tiện di chuyển. Cần phải cảnh báo về việc cho thuê xe buýt trong lời mời, vì mọi người có thể từ chối sử dụng xe riêng của họ sau khi biết về sự sẵn có của phương tiện giao thông "tận nơi".

Chuyển tiếp sang nhà hàng: có thể lấp đầy nó bằng thứ gì không

Có hay không việc lấp đầy thời gian chuyển đổi từ cơ sở giáo dục sang địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm với nội dung là một câu hỏi cá nhân. Nó phụ thuộc vào nhiều sắc thái, chẳng hạn như:

• thời lượng và khối lượng công việc của phần chính thức;
• thời tiết và mùa;
• có sẵn phương tiện giao thông hoặc đi bộ;
• thời gian để đến nhà hàng;
• số lượng người tham gia.

Khi thời tiết tốt và vào mùa hè, bạn có thể sử dụng những chú hề, những con rối có kích thước như người thật, những người đóng giả bằng bóng bay và những thứ tương tự trên đường đinhạc đệm. Điều này khiến các vị khách chuẩn bị cho một buổi tối lễ hội. Tuy nhiên, nếu con đường quá ngắn, chẳng hạn, bạn chỉ cần đi sang phía đối diện của con đường, thì bạn không cần phải điền thêm bất cứ thứ gì.

Đối với một chuyến đi xe buýt kéo dài ít nhất 20 phút, bạn có thể sử dụng một chú hề hoặc bất kỳ nghệ sĩ nào khác kể chuyện cười "theo chủ đề" hoặc thậm chí tốt hơn, biểu diễn ở thể loại đứng. Cùng một thể loại là tối ưu cho phần chính của sự kiện.

Tuy nhiên, nếu có ít hơn mười người, thì những trò giải trí như vậy sẽ hoàn toàn vô ích.

Làm thế nào để dành cả buổi tối?

Cấu trúc của bữa tiệc tốt nghiệp diễn ra trong cơ sở như thế nào, một năm sau họ tập hợp lại hoặc mười năm sau khi tốt nghiệp, đều giống nhau. Nhưng số lượng người tham gia sự kiện ảnh hưởng đến cấu trúc của lễ kỷ niệm. Nếu có trên 10-15 người thì cần có trưởng nhóm. Nếu có 5-7 người tham gia, thì các dịch vụ của người quản lý bánh mì nướng là không cần thiết.

Tất cả các cuộc thi, xổ số hoặc giải trí khác nhất thiết phải tương ứng với chủ đề của buổi tối, cũng như các bài phát biểu về đồ uống. Để đạt được điều này rất đơn giản, chỉ cần sử dụng một vài yếu tố chủ đề trong kịch bản.

Cấu trúc của sự kiện có thể là:

• người tổ chức cần có một bài phát biểu ngắn về bữa tối, hay nói cách khác là khai mạc lại kỳ nghỉ;
• những lời chúc sau đây nên được gửi đến những người cụ thể và tất nhiên là báo cáo về những gì họ đã đạt được trong quá khứtốt, bản thân sinh viên tốt nghiệp có thể nói, ngẫu hứng;
• giữa nâng ly, tổ chức cuộc thi, biểu diễn của các nghệ sĩ hoặc người tham gia vào buổi tối;
• trước khi kết thúc, nên tổ chức xổ số với các giải thưởng vui tươi, ví dụ như với giấy chứng nhận quyền đăng cai và tổ chức cuộc họp tiếp theo.

Ban tổ chức nói lời nâng cốc chúc mừng cuối cùng. Trong đó, bạn cần phải cảm ơn những người đã đến, bày tỏ sự tin tưởng trong một cuộc họp sớm và giải thích rằng nhà hàng hoàn toàn phục vụ những ai muốn tiếp tục vui chơi, tất nhiên là cho biết thời gian. Tức là, phần chính thức phải được hoàn thành ít nhất 2 giờ trước khi hết thời gian thuê.

Nói gì khi nâng ly chúc mừng "địa chỉ"?

Chúc mừng buổi tối sum họp không khác mấy so với chúc rượu các ngày lễ khác. Đó là một bài phát biểu ngắn có những lời lẽ dễ chịu về ai đó, nói về thành tích của người này và kêu gọi anh ta đi uống rượu.

Bạn có thể nói về bất cứ điều gì, nhưng tất nhiên, bạn nên chuẩn bị. Mọi người đều có thành tích. Ví dụ, nếu một sinh viên và nhà hoạt động xuất sắc trở thành một bà nội trợ, thì bạn nên nhớ các giá trị gia đình và nhấn mạnh rằng ngôi nhà là thứ quan trọng nhất mà một người có. Nếu một người bạn cùng lớp làm thợ cơ khí tại một nhà máy, bạn cần nói về giá trị của những nghề đơn giản, không có nó mà tất cả những tiện ích của cuộc sống hiện đại là không thể tưởng tượng được. Có nghĩa là, chúc rượu có mục đích nên nâng cao lòng tự trọng của một người và làm hài lòng anh ta.

Sau những bài phát biểu như vậy, một bằng tốt nghiệp "Vì Thành tích" sẽ được trao tặng. Nhưng điều này chỉ nên được thực hiện nếu chúc rượusẽ sẵn sàng cho từng khách. Nếu có cả trăm người dự tiệc thì không cần chuẩn bị bằng cấp. Nhưng bản thân việc nâng ly nên được phát âm. Chúng cần được nghĩ ra cho khoảng một nửa số người tham gia. Sau mỗi cặp bài phát biểu như vậy, khách mời sẽ bị lôi cuốn vào những bài phát biểu giống nhau về bạn học của họ.

Vì vậy, câu hỏi muôn thuở là uống gì để làm gì đã hoàn toàn bị loại bỏ và mỗi người được mời đều cảm thấy cần thiết và không thừa vào kỳ nghỉ.

Bao gồm những gì trong chương trình?

Biến thể tối ưu nhất của chương trình các sự kiện như vậy là màn trình diễn của chính những người tham gia. Nhưng hầu hết mọi người có xu hướng từ chối lời đề nghị biểu diễn, vì vậy các nhà tổ chức nên che đậy điều này bằng các cuộc thi hoặc xổ số.

Có nghĩa là, như giải thưởng cho việc giành chiến thắng trong một cuộc thi, ví dụ, người chiến thắng phải đọc thơ. Đối với buổi tối của buổi gặp mặt các sinh viên tốt nghiệp, được tổ chức theo một chương trình được tổ chức theo nguyên tắc này, các văn bản in trước cần được chuẩn bị. Không phải tất cả mọi người đều thuộc lòng bài thơ nào.

Bạn có thể chơi mà không có cuộc thi nào cả, và chơi các buổi biểu diễn dưới hình thức xổ số hoặc ăn thua. Bạn có thể sắp xếp một cuộc đấu giá. Có nghĩa là, người tham gia có cơ hội bán cho ai đó quyền được nói của mình, và số tiền cho lô này sẽ là đầu ngân sách cho buổi tối tiếp theo của cuộc hội ngộ, tất nhiên, ngày mà họ sẽ được công bố, vì ví dụ, vào năm tới.

Làm thế nào để chuẩn bị một bài phát biểu?

Câu hỏi này thường làm khó ngay cả những nhà tổ chức tài năng và giỏi giang nhất. Trên thực tế, mọi thứ đều đơn giản. Lời cho buổi tối sum họpkhông nên tỏ ra kiêu căng, chân thành và tốt bụng. Đủ rồi.

Lời nói không được trì hoãn. Tất nhiên, phần mở đầu của phần trang trọng diễn ra trong vòng 5-7 phút, nếu giám đốc hoặc một trong những giáo viên “quan trọng” không phát biểu. Họ không nên bị giới hạn về thời gian - điều đó là bất lịch sự. Phần chính thức cuối cùng của bài phát biểu kéo dài 4-5 phút, có thể bắt đầu bằng những từ: “Buổi tối đón về nhà bắt đầu”, “Bây giờ chúng ta sẽ đến nhà hàng và chúng ta sẽ vui chơi” và các thông tin khác, chẳng hạn như về xe buýt hoặc địa chỉ của tổ chức.

Lời chúc mừng đầu tiên hoàn toàn mang tính biểu tượng và nên nghe đơn giản: “Các bạn! Ở đây chúng ta đã nhìn thấy nhau! Hãy ăn mừng nó! Nâng ly chúc mừng địa chỉ bao gồm một số câu và mất 2-4 phút.

Khó khăn với bài phát biểu trên bàn có thể tránh được bằng cách thuê người dẫn chương trình hoặc sử dụng những người tham gia còn lại càng nhiều càng tốt.

Điều gì không nên quên?

Khi lập kế hoạch cho một buổi tối, bạn cần nhớ ba sắc thái, chẳng hạn như:

• tổ chức chụp ảnh hoặc quay video;
• tìm kiếm host;
• gửi lời mời.

Đảm bảo thuê một nhiếp ảnh gia và / hoặc nhà quay phim. Đây là một phần rất quan trọng của cuộc họp. Hơn nữa, bạn nên đặt dịch vụ cho cả buổi tối - từ phần chính thức trang trọng đến phần “sau khi đi dạo”. Sau đó, kết quả công việc của anh ấy cần được gửi dưới dạng điện tử tới tất cả khách mời của sự kiện.

Cho thuê người dẫn chương trình cho những bữa tiệc trên 10 người. Xét cho cùng, bản thân người tổ chức cũng là một sinh viên đã tốt nghiệp và anh ta nên vui vẻ, không chạy theo chương trình vàtâm trạng của khách.

Thư mời phải được phát hành, bao gồm tất cả các thông tin cần thiết trong đó: thời gian và địa điểm của cuộc họp, tên và địa chỉ của nhà hàng, tình trạng sẵn có của xe buýt, nếu dự định thuê, tất nhiên là lời của bài hát, nếu yếu tố này được đưa vào kịch bản, v.v.

Bạn không cần phải in thư mời, việc phát hành chúng ở dạng điện tử và gửi chúng qua messenger hoặc email sẽ dễ dàng hơn nhiều.